These Terms apply to services provided by:

"VertexCode", "we", "us" and "our" refer to VertexCode B.V. "Customer" refers to the business or professional purchasing our services.

Our services are primarily intended for business customers.

VertexCode provides software engineering and related technology services, including:

• custom software development;
• web and mobile applications;
• ERP and CRM solutions;
• systems integrations and APIs;
• outsourced or dedicated development teams;
• software modules, maintenance and support;
• technical consulting; and
• game or interactive software development.

The specific scope, fees, timeline and deliverables will be described in a quotation, proposal, statement of work or separate agreement.

An agreement is formed when the Customer:

• accepts a quotation or proposal;
• signs an agreement;
• instructs VertexCode to begin work; or
• accepts the delivery of services.

These Terms apply unless different terms are expressly agreed in writing. If there is a conflict, the signed agreement or accepted proposal takes priority.

Quotations are valid for 30 days unless stated otherwise.

The Customer must provide accurate requirements, timely feedback, approvals, access, materials, and information needed to perform the services.

The Customer is responsible for:

• having the right to provide all materials and data;
• obtaining required licenses and permissions;
• testing deliverables in its intended environment;
• maintaining appropriate backups; and
• ensuring its instructions and use of the deliverables comply with law.

VertexCode is not responsible for delays or additional costs caused by incomplete or late Customer information, approvals or access.

Work outside the agreed scope may result in additional fees and changes to the delivery schedule.

Changes must be agreed in writing before implementation.

Services and deliverables are normally provided electronically. No physical shipping is involved unless agreed otherwise.

Delivery dates are estimates unless expressly confirmed as binding.

The Customer must review deliverables within 10 business days, unless another period is agreed.

A deliverable is considered accepted if:

• the Customer confirms acceptance;
• no material rejection is submitted within the review period;
• the deliverable is used in production; or
• it is made available to the Customer's users or clients.

Any rejection must identify the relevant agreed requirement and describe the material problem in sufficient detail.

Minor defects that do not prevent normal use do not justify rejection.

Fees may be fixed, milestone-based, time-and-materials, monthly or otherwise agreed.

Unless stated otherwise:

• prices exclude VAT;
• invoices are payable within 14 calendar days;
• approved third-party costs and expenses may be charged separately; and
• additional work is invoiced separately.

Invoice disputes must be raised within 7 calendar days. The undisputed amount remains payable.

For overdue payments, VertexCode may charge statutory commercial interest, recover collection costs and suspend services or delivery.

Intellectual-property rights are not transferred until all relevant invoices have been paid.

VertexCode may require a deposit or advance payment before work begins.

Before work begins

Where the Customer cancels before work starts, VertexCode may refund the advance payment after deducting:

• payment-processing costs;
• non-refundable third-party costs;
• administrative costs; and
• costs for reserved personnel or capacity.

After work begins

Where the Customer cancels after work begins, the Customer must pay for:

• completed work;
• work in progress;
• reserved resources;
• approved expenses; and
• non-cancellable third-party costs.

Any remaining unused balance will be refunded after these amounts are deducted.

Completed work

Completed and accepted work, used development hours and completed milestones are non-refundable.

Monthly retainers, dedicated-team fees and reserved-capacity fees are generally non-refundable for the relevant period.

Defects

A software defect does not automatically entitle the Customer to a refund.

VertexCode must first be given a reasonable opportunity to investigate and correct any material failure to meet the agreed written specifications.

A refund may be considered where a material defect cannot reasonably be corrected and the affected deliverable cannot be used for its agreed purpose.

Any refund will normally be limited to the fees paid for the affected and unusable part of the services.

Refund requests must be sent to info@vertexcode.nl with the relevant invoice, project details and reason for the request.

VertexCode retains ownership of:

• pre-existing materials;
• reusable code, tools, templates, frameworks and libraries;
• general know-how, methods and experience;
• open-source components; and
• third-party materials.

Unless otherwise agreed, and subject to full payment, the Customer receives ownership of deliverables created specifically and exclusively for the Customer.

Where VertexCode materials are included in a deliverable, the Customer receives a permanent licence to use them as necessary to operate and maintain that deliverable.

The Customer retains ownership of its own materials and grants VertexCode permission to use them only as necessary to provide the services.

Deliverables may depend on cloud providers, hosting services, APIs, software libraries, open-source software or other third-party services.

These services may be subject to separate licences, prices and terms.

VertexCode is not responsible for third-party outages, changes, security incidents, price increases or service withdrawal outside its reasonable control.

Each party must keep the other party's confidential information secure and use it only for the agreed business purpose.

Each party must comply with applicable data-protection law.

VertexCode acts as controller for its own business administration. Where VertexCode processes personal data only on a Customer's instructions, VertexCode generally acts as processor and the parties may enter into a separate data-processing agreement.

VertexCode will perform the services with reasonable professional skill and care.

Unless expressly agreed, VertexCode does not guarantee that software will be completely error-free, uninterrupted or compatible with future third-party changes.

Support, maintenance, monitoring, hosting and updates are included only where expressly agreed.

VertexCode is not liable for indirect or consequential loss, including loss of profit, revenue, opportunity, goodwill or data where the Customer failed to maintain appropriate backups.

VertexCode is not liable for loss caused by:

• inaccurate Customer instructions;
• Customer or third-party systems;
• unauthorised changes;
• use outside the agreed scope;
• third-party services; or
• events outside VertexCode's reasonable control.

Unless otherwise agreed in writing, VertexCode's total liability is limited to the fees paid or payable under the affected agreement during the 12 months before the event giving rise to the claim.

VertexCode may suspend services where:

• invoices are overdue;
• the Customer materially breaches the agreement;
• required cooperation is not provided; or
• continued performance creates a legal, security or compliance risk.

Either party may terminate for a material breach that is not corrected within a reasonable period after written notice.

Upon termination, the Customer must pay all outstanding fees, completed work, committed costs and applicable cancellation charges.

Neither party is liable for delay caused by events outside its reasonable control, including internet failures, cyberattacks, cloud outages, natural disasters, government restrictions, war or failure of critical third-party providers.

These Terms and all agreements with VertexCode are governed by Dutch law.

The parties will first try to resolve disputes in good faith. Unless mandatory law requires otherwise, disputes will be submitted to the competent court in the district where VertexCode has its registered office.

Questions about these Terms, payments, cancellations or refunds may be sent to:

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op diensten verleend door:

"VertexCode", "wij", "ons" en "onze" verwijzen naar VertexCode B.V. "Klant" verwijst naar het bedrijf of de professional die onze diensten afneemt.

Onze diensten zijn voornamelijk bestemd voor zakelijke klanten.

VertexCode levert software-engineeringdiensten en aanverwante technologische diensten, waaronder:

• maatwerksoftwareontwikkeling;
• web- en mobiele applicaties;
• ERP- en CRM-oplossingen;
• systeemintegraties en API's;
• uitbestede of toegewijde ontwikkelteams;
• softwaremodules, onderhoud en support;
• technisch advies; en
• game- of interactieve softwareontwikkeling.

De specifieke reikwijdte, vergoedingen, tijdlijn en deliverables worden beschreven in een offerte, voorstel, statement of work of aparte overeenkomst.

Een overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant:

• een offerte of voorstel accepteert;
• een overeenkomst ondertekent;
• VertexCode instrueert om met de werkzaamheden te beginnen; of
• de levering van diensten accepteert.

Deze Voorwaarden zijn van toepassing tenzij uitdrukkelijk schriftelijk andere voorwaarden zijn overeengekomen. Bij strijdigheid hebben de ondertekende overeenkomst of het geaccepteerde voorstel voorrang.

Offertes zijn 30 dagen geldig tenzij anders vermeld.

De Klant dient accurate vereisten, tijdige feedback, goedkeuringen, toegang, materialen en informatie te verstrekken die nodig zijn voor de uitvoering van de diensten.

De Klant is verantwoordelijk voor:

• het recht hebben om alle materialen en gegevens te verstrekken;
• het verkrijgen van vereiste licenties en toestemmingen;
• het testen van deliverables in de beoogde omgeving;
• het bijhouden van adequate back-ups; en
• het waarborgen dat instructies en gebruik van deliverables in overeenstemming zijn met de wet.

VertexCode is niet verantwoordelijk voor vertragingen of extra kosten veroorzaakt door onvolledige of te late informatie, goedkeuringen of toegang van de Klant.

Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope kunnen leiden tot extra vergoedingen en wijzigingen in het leveringsschema.

Wijzigingen moeten schriftelijk worden overeengekomen vóór implementatie.

Diensten en deliverables worden normaal gesproken elektronisch geleverd. Fysieke verzending is niet van toepassing tenzij anders overeengekomen.

Leverdata zijn schattingen tenzij uitdrukkelijk als bindend bevestigd.

De Klant dient deliverables binnen 10 werkdagen te beoordelen, tenzij een andere termijn is overeengekomen.

Een deliverable wordt als geaccepteerd beschouwd indien:

• de Klant acceptatie bevestigt;
• binnen de beoordelingsperiode geen materiële afwijzing is ingediend;
• de deliverable in productie wordt gebruikt; of
• deze beschikbaar wordt gesteld aan de gebruikers of klanten van de Klant.

Elke afwijzing dient de relevante overeengekomen vereiste te identificeren en het materiële probleem voldoende gedetailleerd te beschrijven.

Kleine gebreken die normaal gebruik niet verhinderen, rechtvaardigen geen afwijzing.

Vergoedingen kunnen vast, op mijlpalen gebaseerd, op basis van tijd en materiaal, maandelijks of anderszins overeengekomen zijn.

Tenzij anders vermeld:

• zijn prijzen exclusief btw;
• zijn facturen betaalbaar binnen 14 kalenderdagen;
• kunnen goedgekeurde kosten van derden en onkosten afzonderlijk in rekening worden gebracht; en
• wordt meerwerk afzonderlijk gefactureerd.

Factuurgeschillen dienen binnen 7 kalenderdagen te worden gemeld. Het onbetwiste bedrag blijft verschuldigd.

Bij te late betalingen kan VertexCode wettelijke handelsrente in rekening brengen, incassokosten verhalen en diensten of levering opschorten.

Intellectuele-eigendomsrechten worden pas overgedragen nadat alle relevante facturen zijn betaald.

VertexCode kan vóór aanvang van de werkzaamheden een aanbetaling of vooruitbetaling verlangen.

Vóór aanvang van de werkzaamheden

Indien de Klant annuleert voordat de werkzaamheden beginnen, kan VertexCode de vooruitbetaling restitueren na aftrek van:

• betalingsverwerkingskosten;
• niet-restitueerbare kosten van derden;
• administratiekosten; en
• kosten voor gereserveerd personeel of capaciteit.

Na aanvang van de werkzaamheden

Indien de Klant annuleert nadat de werkzaamheden zijn begonnen, dient de Klant te betalen voor:

• voltooide werkzaamheden;
• werk in uitvoering;
• gereserveerde middelen;
• goedgekeurde onkosten; en
• niet-annuleerbare kosten van derden.

Eventueel resterend ongebruikt saldo wordt terugbetaald nadat deze bedragen zijn ingehouden.

Voltooide werkzaamheden

Voltooide en geaccepteerde werkzaamheden, gebruikte ontwikkelingsuren en voltooide mijlpalen zijn niet restitueerbaar.

Maandelijkse retainervergoedingen, vergoedingen voor toegewijde teams en vergoedingen voor gereserveerde capaciteit zijn in het algemeen niet restitueerbaar voor de betreffende periode.

Gebreken

Een softwaregebrek geeft de Klant niet automatisch recht op terugbetaling.

VertexCode dient eerst een redelijke gelegenheid te krijgen om eventuele materiële tekortkomingen ten opzichte van de overeengekomen schriftelijke specificaties te onderzoeken en te corrigeren.

Terugbetaling kan worden overwogen indien een materieel gebrek redelijkerwijs niet kan worden gecorrigeerd en de betreffende deliverable niet kan worden gebruikt voor het overeengekomen doel.

Terugbetalingen zijn normaal gesproken beperkt tot de vergoedingen betaald voor het betreffende en onbruikbare deel van de diensten.

Terugbetalingsverzoeken dienen te worden gestuurd naar info@vertexcode.nl met de relevante factuur, projectgegevens en reden voor het verzoek.

VertexCode behoudt eigendom van:

• reeds bestaande materialen;
• herbruikbare code, tools, sjablonen, frameworks en bibliotheken;
• algemene kennis, methoden en ervaring;
• open-source componenten; en
• materialen van derden.

Tenzij anders overeengekomen en onder voorbehoud van volledige betaling, ontvangt de Klant eigendom van deliverables die specifiek en exclusief voor de Klant zijn ontwikkeld.

Indien VertexCode-materialen in een deliverable zijn opgenomen, ontvangt de Klant een permanente licentie om deze te gebruiken voor zover noodzakelijk voor de exploitatie en het onderhoud van die deliverable.

De Klant behoudt eigendom van zijn eigen materialen en verleent VertexCode toestemming om deze uitsluitend te gebruiken voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten.

Deliverables kunnen afhankelijk zijn van cloudproviders, hostingdiensten, API's, softwarebibliotheken, open-source software of andere diensten van derden.

Deze diensten kunnen onderworpen zijn aan afzonderlijke licenties, prijzen en voorwaarden.

VertexCode is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, beveiligingsincidenten, prijsverhogingen of stopzetting van diensten van derden buiten zijn redelijke controle.

Elke partij dient de vertrouwelijke informatie van de andere partij veilig te bewaren en uitsluitend te gebruiken voor het overeengekomen zakelijke doel.

Elke partij dient te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

VertexCode treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen bedrijfsadministratie. Waar VertexCode persoonsgegevens uitsluitend verwerkt op instructie van een Klant, treedt VertexCode in het algemeen op als verwerker en kunnen de partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten.

VertexCode zal de diensten uitvoeren met redelijke professionele vakkundigheid en zorg.

Tenzij uitdrukkelijk overeengekomen, garandeert VertexCode niet dat software volledig foutloos, ononderbroken of compatibel met toekomstige wijzigingen van derden zal zijn.

Support, onderhoud, monitoring, hosting en updates zijn alleen inbegrepen indien uitdrukkelijk overeengekomen.

VertexCode is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, inclusief verlies van winst, inkomsten, kansen, goodwill of gegevens waarbij de Klant heeft nagelaten adequate back-ups te bewaren.

VertexCode is niet aansprakelijk voor verlies veroorzaakt door:

• onjuiste instructies van de Klant;
• systemen van de Klant of van derden;
• ongeautoriseerde wijzigingen;
• gebruik buiten de overeengekomen reikwijdte;
• diensten van derden; of
• gebeurtenissen buiten de redelijke controle van VertexCode.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de totale aansprakelijkheid van VertexCode beperkt tot de vergoedingen betaald of verschuldigd onder de betreffende overeenkomst gedurende de 12 maanden vóór de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.

VertexCode kan diensten opschorten wanneer:

• facturen achterstallig zijn;
• de Klant de overeenkomst wezenlijk schendt;
• vereiste medewerking niet wordt verleend; of
• verdere uitvoering een juridisch, beveiligings- of nalevingsrisico met zich meebrengt.

Elke partij kan de overeenkomst beëindigen wegens een wezenlijke schending die niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke kennisgeving wordt gecorrigeerd.

Bij beëindiging dient de Klant alle openstaande vergoedingen, voltooide werkzaamheden, vastgelegde kosten en toepasselijke annuleringskosten te voldoen.

Geen van de partijen is aansprakelijk voor vertraging veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, inclusief internetstoringen, cyberaanvallen, cloudstoringen, natuurrampen, overheidsmaatregelen, oorlog of het falen van kritieke externe aanbieders.

Deze Voorwaarden en alle overeenkomsten met VertexCode worden beheerst door Nederlands recht.

Partijen zullen eerst trachten geschillen in goed overleg op te lossen. Tenzij dwingend recht anders vereist, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar VertexCode zijn statutaire zetel heeft.

Vragen over deze Voorwaarden, betalingen, annuleringen of terugbetalingen kunnen worden gestuurd naar: