This Privacy Policy explains how VertexCode B.V. collects, uses, stores and shares personal data when you:

• visit our website;
• contact us;
• request a quotation;
• represent a customer, supplier or business partner;
• participate in a software project;
• apply for a job or contractor role;
• otherwise interact with us.

VertexCode acts as controller for its own business activities.

Where we process personal data solely on a customer's instructions as part of a project, we generally act as a data processor.

Depending on your relationship with us, we may collect:

• name, job title, company and business contact details;
• emails, enquiries, meeting notes and correspondence;
• proposal, contract and project information;
• billing, invoice, payment and tax information;
• supplier and contractor details;
• CVs, qualifications and recruitment information;
• IP address, browser, device, server logs and website usage data;
• system-access, security and audit information; and
• personal data included in customer-provided project data.

We ask customers to avoid using live personal data for development or testing where anonymised or synthetic data can reasonably be used.

We do not sell personal data.

We may use personal data to:

• respond to enquiries;
• prepare proposals and contracts;
• provide and manage software-development services;
• communicate with customers and project contacts;
• manage invoices, payments, refunds and accounting;
• manage suppliers and contractors;
• recruit employees and contractors;
• operate, secure and improve our website and systems;
• prevent fraud or misuse;
• send relevant business communications where legally permitted; and
• comply with legal, tax and regulatory obligations.

We process personal data where necessary for:

• entering or performing a contract;
• compliance with legal obligations;
• our legitimate interests, including managing our business, delivering services, maintaining security and developing customer relationships;
• consent, where it is required.

You may object to direct marketing at any time.

Our website may use essential cookies, server logs and security technologies necessary for operation and protection.

Where we use non-essential analytics or marketing cookies, we will request consent where required.

The website's cookie notice should always reflect the tools and cookies actually in use.

We may share personal data where necessary with:

• employees, contractors and subcontractors;
• hosting, cloud and IT providers;
• email, communication and project-management providers;
• code-repository and development-tool providers;
• banks and payment providers;
• accountants, auditors, legal advisers and insurers;
• recruitment and payroll providers;
• affiliated companies; and
• public authorities where legally required.

Recipients may use personal data only for the relevant purpose and must apply appropriate confidentiality and security measures.

Some providers or project participants may be located outside the European Economic Area.

Where required, we use appropriate safeguards, such as an adequacy decision, Standard Contractual Clauses, or another legally recognised transfer mechanism.

We keep personal data only for as long as necessary.

Typical retention periods include:

• enquiries and inactive sales contacts: up to 24 months;
• customer, supplier and project records: for the relationship and applicable legal limitation period;
• accounting and tax records: seven to ten years as per Dutch Authorities requirements;
• unsuccessful job applications: four weeks, or up to one year with consent;
• technical and security logs: for a limited period, proportionate to security needs;
• customer-controlled project data: according to the customer agreement and documented instructions.

Longer retention may apply where required by law or necessary for legal claims.

We use reasonable technical and organisational measures to protect personal data, including access controls, authentication, secure systems, confidentiality obligations, security logging, and supplier controls.

Under applicable data-protection law, you may have the right to:

• access your personal data;
• correct inaccurate data;
• request deletion;
• request restriction of processing;
• object to processing;
• object to direct marketing;
• request data portability;
• withdraw consent; and
• lodge a complaint with a supervisory authority.

These rights may be limited where we must retain data for legal, tax, contractual, or legal-claim purposes.

To exercise your rights, contact:

info@vertexcode.nl

Please include your name, relationship with VertexCode and the nature of your request.

We may ask for proof of identity. We will normally respond within one month, as required by the GDPR.

You may contact us first so we can try to resolve your concern.

You also have the right to complain to the Dutch Data Protection Authority.

Our website may contain links to external websites or services. VertexCode is not responsible for their privacy practices.

VertexCode provides business-to-business services and does not intentionally collect personal data from children through its corporate website.

We may update this Privacy Policy when our services, website, suppliers, or legal obligations change.

The latest version will be published on our website with an updated effective date.

Dit Privacybeleid legt uit hoe VertexCode B.V. persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en deelt wanneer u:

• onze website bezoekt;
• contact met ons opneemt;
• een offerte aanvraagt;
• een klant, leverancier of zakenpartner vertegenwoordigt;
• deelneemt aan een softwareproject;
• solliciteert naar een baan of contractorrol;
• op een andere manier met ons in contact treedt.

VertexCode treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen bedrijfsactiviteiten.

Waar wij persoonsgegevens uitsluitend verwerken op instructie van een klant als onderdeel van een project, treden wij in het algemeen op als verwerker.

Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij verzamelen:

• naam, functietitel, bedrijf en zakelijke contactgegevens;
• e-mails, vragen, vergadernotities en correspondentie;
• voorstel-, contract- en projectinformatie;
• facturerings-, factuur-, betalings- en belastinginformatie;
• gegevens van leveranciers en contractanten;
• cv's, kwalificaties en wervingsinformatie;
• IP-adres, browser, apparaat, serverlogboeken en websitegebruiksgegevens;
• systeemtoegangs-, beveiligings- en auditinformatie; en
• persoonsgegevens opgenomen in door klanten verstrekte projectgegevens.

Wij vragen klanten om het gebruik van live persoonsgegevens voor ontwikkeling of testen te vermijden waar geanonimiseerde of synthetische gegevens redelijkerwijs kunnen worden gebruikt.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

• te reageren op vragen;
• voorstellen en contracten voor te bereiden;
• softwareontwikkelingsdiensten te leveren en te beheren;
• te communiceren met klanten en projectcontacten;
• facturen, betalingen, terugbetalingen en boekhouding te beheren;
• leveranciers en contractanten te beheren;
• medewerkers en contractanten te werven;
• onze website en systemen te exploiteren, te beveiligen en te verbeteren;
• fraude of misbruik te voorkomen;
• relevante zakelijke communicatie te verzenden waar wettelijk toegestaan; en
• te voldoen aan wettelijke, fiscale en regelgevende verplichtingen.

Wij verwerken persoonsgegevens waar noodzakelijk voor:

• het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• onze gerechtvaardigde belangen, waaronder het beheren van onze onderneming, het leveren van diensten, het handhaven van beveiliging en het ontwikkelen van klantrelaties;
• toestemming, waar vereist.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing.

Onze website kan essentiële cookies, serverlogboeken en beveiligingstechnologieën gebruiken die noodzakelijk zijn voor werking en bescherming.

Waar wij niet-essentiële analyse- of marketingcookies gebruiken, vragen wij toestemming waar vereist.

De cookiemelding van de website dient altijd de daadwerkelijk gebruikte tools en cookies weer te geven.

Wij kunnen persoonsgegevens waar noodzakelijk delen met:

• medewerkers, contractanten en onderaannemers;
• hosting-, cloud- en IT-providers;
• e-mail-, communicatie- en projectmanagementproviders;
• code-repository- en ontwikkeltoolleveranciers;
• banken en betalingsproviders;
• accountants, auditors, juridische adviseurs en verzekeraars;
• werving- en salarisproviders;
• gelieerde bedrijven; en
• overheidsinstanties waar wettelijk vereist.

Ontvangers mogen persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor het relevante doel en dienen passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen toe te passen.

Sommige providers of projectdeelnemers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd.

Waar vereist, gebruiken wij passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk erkend doorgifte-mechanisme.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk.

Typische bewaartermijnen zijn:

• vragen en inactieve verkoopcontacten: tot 24 maanden;
• klant-, leveranciers- en projectdossiers: voor de duur van de relatie en de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn;
• boekhoudkundige en fiscale gegevens: zeven tot tien jaar conform vereisten van de Nederlandse Belastingdienst;
• afgewezen sollicitaties: vier weken, of tot één jaar met toestemming;
• technische en beveiligingslogboeken: voor een beperkte periode, evenredig aan beveiligingsbehoeften;
• door klanten beheerde projectgegevens: conform de klantovereenkomst en gedocumenteerde instructies.

Langere bewaring kan van toepassing zijn waar vereist door de wet of noodzakelijk voor juridische vorderingen.

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontroles, authenticatie, beveiligde systemen, vertrouwelijkheidsverplichtingen, beveiligingslogboeken en leverancierscontroles.

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming kunt u het recht hebben om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• verwijdering te verzoeken;
• beperking van de verwerking te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken;
• toestemming in te trekken; en
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Deze rechten kunnen beperkt zijn waar wij gegevens moeten bewaren voor wettelijke, fiscale, contractuele of procesrechtelijke doeleinden.

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via:

info@vertexcode.nl

Vermeld uw naam, uw relatie met VertexCode en de aard van uw verzoek.

Wij kunnen om een identiteitsbewijs vragen. Wij reageren normaal gesproken binnen één maand, zoals vereist door de AVG.

U kunt eerst contact met ons opnemen zodat wij uw bezorgdheid kunnen proberen op te lossen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten. VertexCode is niet verantwoordelijk voor hun privacypraktijken.

VertexCode levert zakelijke diensten en verzamelt via zijn bedrijfswebsite niet opzettelijk persoonsgegevens van kinderen.

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken wanneer onze diensten, website, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd met een bijgewerkte ingangsdatum.